به نام خدای سیستم ها
از: یاسر پهلوانی قدیمی مشاور، مدرس و کوچ سیستم سازی کسب وکار
به: صاحبان کسب و کار
موضوع مقاله: چرایی، چیستی و چگونگی سیستم سازی
چرایی سیستم سازی
موافقید با چند سوال شروع کنیم؟
از اینکه تمام روز را درگیر کسب‌وکار خود شده‌اید چه احساسی دارید؟
از سوپرمن بودن و انجام کارها و تصمیم گیری ها توسط خودتان خسته نشده اید؟
آیا خودتان یا یکی از افراد تیمتان آچار فرانسه سازمان است؟
چند ساعت در هفته در کسب و کار خود حضور دارید؟
آیا کسب و کار شما قوانین تعریف شده ای دارد؟
وابستگی کسب و کارتان به شما چقدر است؟
افراد کلیـدی بیزینس شما چند نفر هستند و چقدر نگران از دست دادن آنها هستید؟
و بسیاری از سوالات مهم دیگر
بیائید با هم کمی راحت باشیم، اگر شما هم مثل خیلی از صاحبان مشاغلی باشید که دیده ام ، هر ساعت از روز تلاش می کنید سر خود را بالاتر از آب نگه دارید، با این وجود کسب و کار شما با خطاهای مکرر و نتایج متناقض سر و کار دارد، یک روز همه چیز خوب پیش می رود و روزی دیگر به شدت نا امید کننده خواهد بود. سلیقه های شما و کارکنانتان حرف اول را می زند نه اصول از پیش تعریف شده و این یعنی نباید انتظار نتایج قابل پیش بینی و مطلوبی داشته باشید. مهم نیست که چقدر سخت کار می کنید، مشکلات همچنان وجود دارند و به سمت شما سرازیر می شوند.
مثل اینست که، شما در حال خالی کردن آب از قایقی سوراخ هستید و هیچ تمرکزی بر روی چشم اندازتان ندارید چون تمام تلاشتان برای غرق نشدن است نه حرکت به سوی مقصد. جای تعجب نیست که قایق شما از مسیر خود خارج می شود و این یعنی که نمی توانید آبهای امن و آرام تری را تجربه کنید و هیچ وقت قایقرانی روان و لذتبخش را تجربه نخواهید کرد.
اما، اگر در ایجاد تغییر واقعی در کسب و کار خود جدی هستید تا بتوانید سرانجام از روزمرگی خارج شوید و دوباره به ریل توسعه و پیشرفت بروید، سیستم سازی می تواند راهگشایتان باشد. با سیستم سازی از شاغل بودن در کسب و کار خود استعفا داده و آن را از بالا و بیرون رهبری می کنید تا نتایج فوق العاده را با افراد عادی کسب نمائید و با عبور از مرحله بقا، به سوی ثروت در حرکت باشید. زمان خود آزاد کرده و از انجام کارهای با فوریت و ضرورت فاصله گرفته و به سمت امور با اهمیت در حرکت خواهید بود. امور مهمی چون برنامه ریزی استراتژیک، تدوین قوانین بیزینس خود، تعیین مسئولیت واحدهای سازمانی، شناسایی، پایش و بهبود فرایندها و توجه به شاخصهای عملکرد کلیدی و … که در لا به لای روزمرگی ها گم می شود.
چیستی سیستم سازی
تصور کنید هر روز صبح که از خواب بیدار می‌شدید بایستی، مغز، قلب، دست، ریه‌ها و سایر اجزای بدنتان را بیدار می‌کردید تا کارهای تکراری خود را شروع کنند. حتی تصورش هم سخت است، درست است؟
یا وقتی به نظم حاکم در طبیعت دقت می‌کنید، اغلب مواقع، همه چیز در جای خودش درست و با نهایت هماهنگی کار می‌کند و تکرار می‌شود، البته اگر از دخالت اشرف مخلوقات در امان باشند.بدن ما و طبیعت دو نمونه سیستم خارق‌العاده‌ای است که خداوند بزرگ به ما بخشیده و کلید واژه‌ای که در متن بالا مهم است، واژه تکرار است. من معتقدم که سیستم‌ها، مجموعه‌ای از تکرارها را در دل خود جای داده‌اند و اگر ما چگونگی این تکرار را تعریف نکنیم، به‌دلخواه اجزای سیستم و به اشکال متفاوت تکرارها انجام خواهند شد. برای مثال در طبیعتی که ذکر شد، تصور کنید، اگر خورشید هر زمان دلش می‌خواست طلوع و غروب می‌کرد یا زمان کارکرد قلبمان به اختیار خودش بود، چه فاجعه‌ای رخ می‌داد؟
کسب‌وکار هم از این مقوله جدا نیست، کسب‌وکار هم یک سیستم با مجموعه‌ای از تکرارها است و اگر ما برای این تکرارها برنامه‌ای نداشته باشیم، فاجعه صورت می‌گیرد. من به مجموعه اقدامات برای مدیریت تکرارها و کسب نتایج مطلوب، سیستم سازی می‌گویم. سیستم سازی به شما کمک می‌کند از دام امور بیهوده فاصله گرفته و به سمت کارهای ثروت ساز در حرکت باشید.
می‌خواهم با وام گرفتن مجدد از طبیعت، یک استعاره را بیان کنم. معتقدم کسب‌وکارها دو نوع هستند، کسب‌وکار شما یا کرم خاکی است یا شبیه کرم ابریشم. کرم خاکی سازمانی است که به ساختن سیستم‌ها اعتقادی ندارد و با تلاش‌های فراوان که عموماً نیز هوشمندانه نیست، فقط کمی سریع‌تر می‌خزد و اگر هم رشد کند رشد آن تدریجی است. اما سازمانی که شبیه کرم ابریشم است می‌داند با کمی تلاش هوشمندانه و ساختن سیستم کسب‌وکار می‌تواند پروانه شود و پرواز کند و اوج بگیرد و به دنبال رشد نمایی (چند صد درصدی) باشد.
چگونگی سیستم سازی
سیستم سازی سال‌ها برای من یک امر سهل و ممتنع بود. به‌قدری آسان که پس از گذراندن دوره‌های آموزشی داخلی و خارجی این حوزه و خواندن کتاب‌های مرتبط، می‌توانستم ساعت‌ها درباره‌اش حرف بزنم و به‌قدری سخت که نمی‌دانستم اجرای همان آموزه‌ها را، از کجا شروع کنم. به دنبال روشی بودم که بتوانم با آن گام به گامی در راستای سیستم سازی ایجاد کنم تا بالاخره موفق شدم به چارچوب شخصی و منحصربه‌فرد خودم برسم، مدلی که در این سال‌ها با مشاوره، کوچینگ و آموزش به کسب‌وکارهای متفاوت، جواب خود را پس داده و هنوز هم در حال بهینه سازی آن هستم.
مدلی که تا چندی پیش آن را 4HS نامگذاری کرده بودم اما با اضافه کردن یک بخش مهم دیگر به مدل(Hero of System) و با کامل شدنش به 5H Systems تغییر نامش دادم.
مدل سیستم سازی 5H Systems چیست؟
- Head of System
- Hand of System
- Heart of System
- Health of System
- Hero of System
مغز سیستم، دست سیستم، قلب سیستم، سلامت سیستم و قهرمان سیستم مدلی که با 5 حرف H شروع می‌شوند.
در این مدل با مغز سیستم برنامه‌ریزی می‌کنید و قوانین، استراتژی‌ها، ارکان جهت‌ساز و کلیه مواردی که باید یکبار در کسب‌وکارتان تعریف شود را تدوین می نمائید.
در دست سیستم گام‌به‌گام اجرای برنامه‌های مغز را پیاده‌سازی می‌کنیم که شامل مراحل 5 گانه زیر است:
- شناسایی دپارتمان‌های کسب‌وکار و مسئولیت‌های کلیدی آنان
- استخراج و مدیریت دانش از ذهن و تبدیل به آیتم‌های ملموس
- سازماندهی افراد، اسناد، محیط و ابزارها
- واگذاری و تفویض اختیار
- بهینه سازی به کمک داشبوردهای اندازه‌گیری
در قلب سیستم به کمک اصول کوچینگ، از برنامه‌ای که مغز ساخته و دست اجرایی کرده مراقبت و حمایت می کنیم و به دنبال ایجاد یک رابطه صحیح و بلندمدت بین افراد و اجزای سیستم هستیم. عملکرد این بخش شبیه یک مبدل است، قصد دارد افرادی که در سیستم دل به کار نمی‌دهند را به کسانی تبدیل نماید که با جان‌ودل برای سیستم کار می‌کنند.
در سلامت سیستم به دنبال عواملی هستیم که موفقیت پایدار ما را تضمین نماید که این امر را با چکاپ های منظم و بهبود مستمر در سیستم های مختلف کسب و کار از قبیل بازاریابی، فروش، برندینگ، منابع انسانی، مالی، تولید و … دنبال می کنیم.
در نهایت قسمت قهرمان سیستم به نفر شماره یک کسب‌وکار بر می‌گردد همان فردی که همه ناملایمتی‌های موجود را آگاهانه انتخاب کرده تا تأثیرگذار باشد و نقش خود را در این جهان به اجرا درآورد همان شخصیتی که من معتقدم باید ثروتمند باشد و ثروت از سیستم‌ها به دست می‌آید. این بخش مدل در تلاش است تا ذهنیت صاحب‌کار را به صاحب کسب تغییر دهد تا بتواند با فرایند سیستم سازی بدون حضور اجرایی خود در کسب و کارش از افراد عادی نتایج فوق‌العاده بگیرد.
در پایان این اصل امیدوار کننده را در ذهن داشته باشید که ابتدا شما بر روی سیستم‌هایتان کار می‌کنید، سپس این سیستم‌ها هستند که برای شما کار می‌کنند و ثروت می آفرینند، به امید روزی که هیچ کارآفرینی فقیر نباشد.
