سیستم سازی کسب و کار؛ راز طلایی موفقیت!
اگر شما هم به دنبال تحول کسب و کار خود هستید و می خواهید در وضعیت فعلی تحول اساسی ایجاد کنید، بهتر است با سیستم سازی کسب و کار آشنا شوید.تا حال برای شما پیش آمده که بگویید کسب وکار فلانی روی غلتک افتاده است؟ سیستم سازی کسب و کار به شما کمک می کند تا کسب و کار خود را روی غلتک بیندازید و مثل یک مدیر به مدیریت بپردازید! اگر می خواهید با این مفهوم آشنا شوید، با ما همراه باشید!
سیستم سازی کسب و کار یعنی چه؟
قبل از این که به سیستم سازی کسب و کار بپردازیم، باید بگوییم که سیستم چیست. به احتمال زیاد همگی تعریف جامع زیر را شنیده اید:
سیستم مجموعه ای از اجزای بهم پیوسته است که با هم در ارتباط و تعامل هستند و هدف یا کارکرد خاصی را دنبال می کنند!
شاید بپرسید این تعریف چه ارتباطی به کسب و کار و موفقیت آن دارد؟ تحول در مدیریت کسب و کارها از آنجایی شروع می شود که شما کسب و کارتان را سیستم سازی می کنید. مطالعات نشان می دهد که کسب و کار شما زمانی به موفقیت می رسد و به اصطلاح روی غلتک می افتد که بتوانید آن را مشابه یک سیستم و با تفکر سیستمی مدیریت کنید.
این تعریف کاملا ساده و منطقی به نظر می رسد اما در عمل پیاده سازی آن بسیار پیچیده خواهد بود. به همین دلیل گفته می شود سیستم سازی کسب و کار یک امر سهل و ممتنع است!
چرا این کار برای کسب و کار شما ضروری است؟
دوباره به آنچه که در مورد سیستم و سیستم سازی کسب و کار گفتیم، فکر کنید! ممکن است بپرسید مگر سیستم سازی با کسب و کار چه می کند که می تواند موفقیت آن را تضمین کند و چرا باید سیستم سازی برای موفقیت ضروری باشد!
به احتمال زیاد بارها شنیده اید که کسب و کار شما مشابه قایقی است که روی آب قرار دارد و شما پارو می زنید تا قایق را به مقصد مورد نظرتان که همان اهدافتان هستند برسانید. در این مثال موضوعات متعددی نهفته است. برای مثال گفته می شود شما برای رساندن قایق به مقصد نیاز به پارو زدن مداوم دارید، شما نیاز به تیم هماهنگ دارید یا این که کسب و کار شما باید چشم انداز مورد قبول تمامی اعضای تیم را داشته باشد تا همه به یک سمت پارو بزنند. ما به این مثال نگاه عمیق تری داریم. شما برای رساندن قایق به مقصد و گذر امن از تمامی تلاطم ها، نیاز به سیستم سازی دارید.
ضرورت سیستم سازی
سیستم سازی باعث می شود برنامه ریزی استراتژیک داشته باشید، قوانین درستی را برای کسب و کارتان تعریف کنید، شاخص های ارزیابی عملکرد را به درستی تعریف کنید، فرایند ها و جریان های کاری صحیحی داشته باشید، تقسیم مسئولیت شفاف و کارایی داشته باشید و اصولتان لابه لای روز مرگی ها گم نشود. سیستم سازی کسب و کار باعث می شود بعنوان یک مدیر، به معنای واقعی درگیر مدیریت باشید نه درگیر اجرا.
در یک کسب و کار که با تفکر سیستمی اداره می شود، یک مدیر هرگز نمی گوید که برای انجام کارها حتما خودم باید بالای سر کار باشم. در این حالت مدیر اطمینان دارد که کار به خوبی در حال انجام است و وابسته به او یا شخص خاصی نیست.
کسب و کار شما کرم خاکی است یا کرم ابریشم؟
ممکن است تصور کنید سیستم سازی کسب و کار، وقت زیادی از شما می گیرد. برای پاسخ به این دغدغه، از شما یک سوال می پرسیم. می خواهید کسب و کارتان مشابه کرم خاکی باشد یا کرم ابریشم؟ برای موفقیت به صورت خودآگاه یا ناخودآگاه نیاز به سیستم سازی دارید.
اگر کسب و کارتان کرم خاکی باشد ذره ذره پیش می روید.
اگر به دنبال یک تحول بزرگ هستید و به اهداف بزرگتر می اندیشید، لازم است تا زمان را از دست ندهید و هر چه سریعتر کسب و کار خود را سیستمی کنید. گر این طرز فکر را دارید انتخاب شما کرم ابریشم است.
سیستم سازی کسب و کار چگونه عملیاتی می شود؟
اگر این سوال در ذهنتان ایجاد شده است، پیشرفت خوبی داشته ایم. تمامی مباحث گفته شده بسیار جالب و کارا به نظر می رسد اما در عمل چگونه باید کسب و کار را سیستم سازی کرد. شاید از آن دسته از افرادی باشید که به مطالعه علاقمند باشید، در اینصورت کتاب سیستم سازی کسب و کار نوشته دیوید جنینز و ترجمه یاسر پهلوانی قدیمی از انتشارات نگاه نوین می تواند گزینه خوبی برای مطالعه و شروع باشد. باید بدانید که مدل های زیادی برای این کار وجود دارد و تحقیقات زیادی برای در این حوزه در حال انجام است. برای عملیاتی کردن سیستم سازی می توان از یک مدل کاملا کاربردی استفاده کرد، مدل 5H Systems که در اصل نقشه تحول کسب و کار است. 5H بیانگر 5 عبارت است که همگی با H شروع می شوند:
- Head of System /راس (مغز) سیستم
- Hand of System/ دست سیستم
- Heart of System/ قلب سیستم
- Health of System/ سلامت سیستم
- Hero of System/ قهرمان سیستم
اجزای مدل 5H چیست؟
- راس (مغز) سیستم بخشی است که استراتژی ها و قوانین را تعیین می کند و برای تحقق استراتژی ها برنامه ریزی می کند.
- در سیستم کسب و کار شما، دست سیستم، برنامه ها را اجرا و پیاده می کند. شناسایی سیستم و زیر سیستم ها، استخراج و مدیریت دانش، سازماندهی افراد، تفویض اختیارات و … در دست سیستم انجام می شود.
- قلب سیستم با راهبری و کوچینگ، از برنامه ها و اجرای صحیح آنها حمایت و مراقبت می کند. قلب سیستم مراقب انگیزه هاست و می کوشد حتی افراد بی انگیزه را به افراد با انگیزه تبدیل کند.
- در بخش سلامت سیستم، به دنبال پایدار کردن و تضمین موفقیت بیزینس هستیم و این کار را با ارزیابی های مستمر، پایش های طراحی شده و … انجام می دهیم.
- قهرمان سیستم می کوشد، که سیستم سازی را در کسب و کار پیاده کند و با اجرای سیستم جانشین پروری صحیح خود را برای امور بزرگتر از محدوده کسب و کار خود آماده کند.
شما با پیاده سازی 5H می توانید کسب و کار خود را با متحول کنید.
جمع بندی
این یک موضوع طبیعی است که شما در ابتدای راه اندازی هر کسب وکاری چند وظیفه ای هستید و چندین مسئولیت اصلی در کسب و کار خودتان را دارید، اما کم کم برای رشد کسب و کار نیاز دارید از افراد بیشتری استفاده کنید. اینجاست که نقش سیستم سازی را بهتر درک خواهید نمود. شما با ساخت یک سیستم در اصل در حال سرمایه گذاری روی ساخت یک ماشین ثروت سازی هستید و می توانید از مدل 5H برای سیستم سازی کسب و کار خود استفاده کنید.
